Verpflegungsmehraufwand 2026: Pauschalen und Berechnung

Verpflegungsmehraufwendungen sind zusätzliche Kosten für Essen und Getränke, die Arbeitnehmer aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Statt der tatsächlichen Kosten können gesetzlich festgelegte Pauschalen als Werbungskosten angesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Höhere tatsächliche Verpflegungskosten können nicht zusätzlich geltend gemacht werden.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?

Für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands gelten 2026 folgende Verpflegungspauschalen:

• 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden

• 14 Euro für den Anreisetag einer mehrtägigen Dienstreise

• 14 Euro für den Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise

• 28 Euro für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit

Für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise ist keine Mindestabwesenheitsdauer erforderlich.

Beispiel zur Berechnung

Ein Arbeitnehmer fährt am Montag zu einer beruflichen Veranstaltung und kehrt am Mittwoch zurück.

Für die drei Tage können angesetzt werden:

• Montag – Anreisetag: 14 Euro

• Dienstag – 24 Stunden abwesend: 28 Euro

• Mittwoch – Abreisetag: 14 Euro

Damit ergibt sich ein Verpflegungsmehraufwand von:

14 Euro + 28 Euro + 14 Euro = 56 Euro

Erstattet der Arbeitgeber diese 56 Euro steuerfrei, können sie nicht zusätzlich als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Was gilt bei gestellten Mahlzeiten?

Stellt der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dritter während der Dienstreise Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Verpflegungspauschale gekürzt.

Bei Inlandsreisen beträgt die Kürzung:

• Frühstück: 5,60 Euro

• Mittagessen: 11,20 Euro

• Abendessen: 11,20 Euro

Dies entspricht 20 Prozent beziehungsweise 40 Prozent der Pauschale für einen vollen Reisetag von 28 Euro. Die Kürzung kann die für den jeweiligen Tag zustehende Verpflegungspauschale höchstens auf 0 Euro reduzieren.

Wie lange kann die Pauschale angesetzt werden?

Wird ein Arbeitnehmer längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte eingesetzt, können Verpflegungspauschalen grundsätzlich nur für die ersten drei Monate berücksichtigt werden.

Wird die Tätigkeit an dieser Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist anschließend neu. Der Grund für die Unterbrechung ist hierfür grundsätzlich unerheblich.

Was gilt bei Auslandsreisen?

Bei beruflichen Auslandsreisen gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschbeträge. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht dafür jährlich eine Länderliste.

So gelten 2026 beispielsweise für Belgien 59 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit und 40 Euro für An- und Abreisetage beziehungsweise Abwesenheiten von mehr als acht Stunden. Andere Länder und teilweise einzelne Städte haben abweichende Beträge.

Verpflegungsmehraufwand und Steuer

Zahlt der Arbeitgeber die gesetzlich zulässigen Verpflegungspauschalen steuerfrei aus, erhöhen sie das steuerpflichtige Bruttogehalt nicht.

Erstattet der Arbeitgeber nichts oder nur einen Teil, kann der Arbeitnehmer den nicht erstatteten Pauschbetrag grundsätzlich als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Der Verpflegungsmehraufwand senkt damit nicht unmittelbar das monatliche Bruttogehalt, kann aber über die Steuererklärung oder einen entsprechenden Lohnsteuerfreibetrag steuerlich berücksichtigt werden.