Kilometerpauschale
Mit der Kilometerpauschale können beruflich veranlasste Fahrten mit dem privaten Fahrzeug steuerlich berücksichtigt werden. Für einen privaten Pkw gelten 2026 grundsätzlich 30 Cent je gefahrenem Kilometer.
Kilometerpauschale 2026: Höhe und Berechnung
Die Kilometerpauschale ermöglicht es Arbeitnehmern, Fahrtkosten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ohne aufwendigen Einzelnachweis der tatsächlichen Fahrzeugkosten abzurechnen.
Typische Fälle sind Dienstreisen, Kundenbesuche, Fahrten zu Schulungen oder wechselnden Einsatzorten. Anders als bei der Pendlerpauschale werden dabei grundsätzlich die tatsächlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt – also Hin- und Rückfahrt.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026?
Für berufliche Auswärtstätigkeiten gelten 2026 folgende pauschale Kilometersätze:
Pkw und andere Kraftwagen: 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer
andere motorbetriebene Fahrzeuge: 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer
Zu den anderen motorbetriebenen Fahrzeugen gehören beispielsweise Motorrad, Motorroller oder Moped.
Für öffentliche Verkehrsmittel wird keine Kilometerpauschale angesetzt. Hier können grundsätzlich die tatsächlich gezahlten Fahrpreise einschließlich notwendiger Zuschläge berücksichtigt werden.
Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?
Die Berechnung erfolgt nach der Formel:
gefahrene Kilometer × Kilometersatz
Ein Arbeitnehmer fährt mit seinem privaten Pkw zu einem 80 Kilometer entfernten Kunden und anschließend wieder nach Hause.
Die gesamte Fahrstrecke beträgt:
80 km + 80 km = 160 km
Damit können angesetzt werden:
160 km × 0,30 Euro = 48 Euro
Für diese Dienstreise ergeben sich somit Fahrtkosten von 48 Euro.
Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale
Die Begriffe werden häufig verwechselt, unterscheiden sich steuerlich aber deutlich.
Die Kilometerpauschale gilt insbesondere für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Dabei werden Hin- und Rückweg berücksichtigt.
Die Pendlerpauschale beziehungsweise Entfernungspauschale gilt dagegen für den regelmäßigen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Seit 2026 beträgt sie 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer. Berücksichtigt wird dabei nur die einfache Entfernung.
Beispiel bei 30 Kilometern Entfernung:
Dienstreise:
60 gefahrene Kilometer × 0,30 Euro = 18,00 Euro
Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte:
30 Entfernungskilometer × 0,38 Euro = 11,40 Euro
Kann der Arbeitgeber die Kilometerpauschale steuerfrei zahlen?
Ja. Nutzt ein Arbeitnehmer seinen privaten Pkw für eine berufliche Auswärtstätigkeit, kann der Arbeitgeber die entsprechenden Reisekosten grundsätzlich steuerfrei erstatten, soweit die Erstattung die steuerlich abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigt.
Bei 500 beruflich gefahrenen Kilometern mit dem privaten Pkw wären beispielsweise:
500 km × 0,30 Euro = 150 Euro
als steuerfreie Fahrtkostenerstattung möglich.
Erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten vollständig steuerfrei, können dieselben Kosten nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Können tatsächliche Fahrzeugkosten angesetzt werden?
Statt der pauschalen 30 Cent können Arbeitnehmer grundsätzlich auch die tatsächlichen Kosten ihres privaten Fahrzeugs ermitteln.
Dazu werden beispielsweise berücksichtigt:
Kraftstoff
Versicherung
Kfz-Steuer
Reparaturen und Wartung
Abschreibung
Finanzierungskosten
weitere laufende Fahrzeugkosten
Aus den Gesamtkosten und der Jahresfahrleistung kann ein individueller Kilometersatz berechnet werden. Dieser kann insbesondere bei teuren Fahrzeugen über 30 Cent liegen. Die Finanzverwaltung erlaubt grundsätzlich beide Berechnungsmethoden.
Die pauschale Variante ist jedoch wesentlich einfacher, weil keine vollständige Berechnung der tatsächlichen Fahrzeugkosten notwendig ist.
Was gilt beim Dienstwagen?
Wird dem Arbeitnehmer für die Dienstreise ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt, kann er die Kilometerpauschale für diese Fahrt nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend machen. Auch eine steuerfreie Erstattung der pauschalen Kilometersätze durch den Arbeitgeber ist dann nicht möglich.