Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnung: Aufbau, Abzüge und Berechnung erklärt

Die Gehaltsabrechnung dokumentiert, wie sich das Arbeitsentgelt eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Abrechnungszeitraum zusammensetzt. Sie enthält neben dem Bruttogehalt auch Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Zuschläge, Sachbezüge und weitere Abzüge.

Am Ende der Abrechnung steht der Auszahlungsbetrag, der auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen wird. Eine sorgfältige Prüfung ist wichtig, da Fehler bei Arbeitsstunden, Steuermerkmalen oder Zuschlägen das Nettogehalt beeinflussen können.

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Eine Gehaltsabrechnung ist eine schriftliche oder elektronische Aufstellung über die Berechnung des Arbeitsentgelts. Sie wird auch als Entgeltabrechnung, Verdienstabrechnung oder Lohnabrechnung bezeichnet.

Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern bei der Zahlung des Arbeitsentgelts grundsätzlich eine Abrechnung in Textform zur Verfügung stellen. Sie muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts ausweisen. Dazu gehören insbesondere Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Abzüge, Vorschüsse und Abschlagszahlungen.

Unterschied zwischen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung

Die Begriffe Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung werden im Alltag häufig gleichbedeutend verwendet. Ursprünglich besteht jedoch ein Unterschied zwischen Lohn und Gehalt.

Das Gehalt ist in der Regel eine feste monatliche Vergütung. Die Höhe bleibt auch bei unterschiedlich vielen Arbeitstagen im Monat grundsätzlich gleich.

Der Lohn richtet sich häufig nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Dadurch kann der ausgezahlte Bruttolohn von Monat zu Monat variieren.

In beiden Fällen dokumentiert die Abrechnung die Berechnung des Brutto- und Nettobetrags. Der übergeordnete rechtliche Begriff ist Entgeltabrechnung.

Welche Angaben enthält eine Gehaltsabrechnung?

Die Entgeltbescheinigungsverordnung legt fest, welche Angaben eine Gehaltsabrechnung enthalten muss. Dazu gehören unter anderem personenbezogene Angaben, Beschäftigungsmerkmale sowie Informationen zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.

Typische Angaben sind:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers

• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers

• Personalnummer

• Sozialversicherungsnummer

• Abrechnungszeitraum

• Eintrittsdatum und gegebenenfalls Austrittsdatum

• Steuerklasse

• Kinderfreibeträge

• Kirchensteuermerkmal

• Krankenkasse

• Beitragsgruppenschlüssel

• Beschäftigungsart

• Bruttogehalt

• steuerpflichtiges Brutto

• sozialversicherungspflichtiges Brutto

• gesetzliche Abzüge

• sonstige Bezüge und Abzüge

• Nettogehalt

• Auszahlungsbetrag

Die konkrete Gestaltung kann je nach Arbeitgeber und verwendeter Lohnsoftware unterschiedlich aussehen.

Wie ist eine Gehaltsabrechnung aufgebaut?

Eine Gehaltsabrechnung lässt sich meistens in mehrere Bereiche unterteilen.

Persönliche und betriebliche Angaben

Im oberen Bereich stehen normalerweise die Angaben zum Arbeitgeber und zum Arbeitnehmer. Dort finden sich beispielsweise die Personalnummer, die Steuerklasse, die Krankenkasse und der Abrechnungsmonat.

Diese Daten beeinflussen die Berechnung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Arbeitnehmer sollten insbesondere prüfen, ob Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Krankenkasse korrekt angegeben sind.

Bruttobezüge

Im nächsten Abschnitt werden alle Entgeltbestandteile aufgeführt, die das Bruttogehalt bilden.

Dazu können gehören:

• Grundgehalt oder Festgehalt

• Stundenlohn

• Überstundenvergütung

• Provisionen

• Prämien

• Schichtzulagen

• Nachtzuschläge

• Sonntags- und Feiertagszuschläge

• Urlaubsgeld

• Weihnachtsgeld

• Sachbezüge

• geldwerte Vorteile

Nicht jeder Bruttobezug wird steuerlich und sozialversicherungsrechtlich gleich behandelt. Deshalb kann das Gesamtbrutto vom Steuerbrutto oder Sozialversicherungsbrutto abweichen.

Steuern und Sozialversicherungsbeiträge

Anschließend werden die gesetzlichen Abzüge ausgewiesen. Dazu zählen insbesondere:

• Lohnsteuer

• gegebenenfalls Kirchensteuer

• gegebenenfalls Solidaritätszuschlag

• Krankenversicherungsbeitrag

• Pflegeversicherungsbeitrag

• Rentenversicherungsbeitrag

• Arbeitslosenversicherungsbeitrag

Die Höhe der Abzüge hängt vom Bruttogehalt, den persönlichen Steuermerkmalen und den sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen ab.

Nettogehalt und Auszahlungsbetrag

Nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen ergibt sich das Nettogehalt.

Das Nettogehalt muss jedoch nicht immer mit dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag übereinstimmen. Weitere Zu- oder Abzüge können den überwiesenen Betrag verändern.

Dazu gehören beispielsweise:

• vermögenswirksame Leistungen

• betriebliche Altersvorsorge

• Sachbezüge

• Gehaltsvorschüsse

• Pfändungen

• Abschlagszahlungen

• Erstattungen

• Eigenanteile an Zusatzleistungen

Was ist das Gesamtbrutto?

Das Gesamtbrutto ist die Summe der in der Abrechnung berücksichtigten Bruttobezüge. Dazu zählen das reguläre Gehalt und weitere Vergütungsbestandteile.

Beispiel:

• Grundgehalt: 3.500 Euro

• Überstundenvergütung: 200 Euro

• Bonus: 300 Euro

• Gesamtbrutto: 4.000 Euro

Das Gesamtbrutto bildet jedoch nicht automatisch die Grundlage für sämtliche Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Steuerfreie oder beitragsfreie Leistungen können zu Abweichungen führen.

Was ist das Steuerbrutto?

Das Steuerbrutto umfasst die Entgeltbestandteile, auf die Lohnsteuer berechnet wird. Es kann niedriger oder höher als das Gesamtbrutto sein, da nicht alle Leistungen steuerpflichtig sind und einzelne geldwerte Vorteile zusätzlich berücksichtigt werden können.

Auf Grundlage des Steuerbruttos werden unter anderem Lohnsteuer, Kirchensteuer und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag berechnet.

Was ist das Sozialversicherungsbrutto?

Das Sozialversicherungsbrutto ist die Grundlage für die Berechnung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung.

Daraus werden grundsätzlich die Arbeitnehmeranteile zur:

• Krankenversicherung

• Pflegeversicherung

• Rentenversicherung

• Arbeitslosenversicherung

ermittelt.

Das Sozialversicherungsbrutto kann vom Steuerbrutto abweichen, weil einzelne Leistungen steuerfrei, aber beitragspflichtig oder steuerpflichtig, aber beitragsfrei sein können.

Wie wird das Nettogehalt berechnet?

Die vereinfachte Berechnung lautet:

Bruttogehalt − Steuern − Sozialversicherungsbeiträge = Nettogehalt

Beispiel:

• Bruttogehalt: 3.500 Euro

• Steuern: 450 Euro

• Sozialversicherungsbeiträge: 720 Euro

• Nettogehalt: 2.330 Euro

Die tatsächlichen Abzüge hängen von den persönlichen Angaben des Arbeitnehmers ab. Ein Brutto-Netto-Rechner kann deshalb nur dann ein realistisches Ergebnis liefern, wenn Steuerklasse, Bundesland, Krankenversicherung und weitere Angaben korrekt ausgewählt werden.

Warum unterscheidet sich der Auszahlungsbetrag vom Nettogehalt?

Das Nettogehalt ist der Betrag nach Abzug der gesetzlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Danach können weitere Zahlungen hinzugerechnet oder abgezogen werden.

Beispiel:

• Nettogehalt: 2.500 Euro

• Sachbezug Dienstwagen: minus 250 Euro

• Fahrtkostenerstattung: plus 100 Euro

• Auszahlungsbetrag: 2.350 Euro

Der tatsächliche Kontoeingang kann daher niedriger oder höher als das ausgewiesene Nettogehalt sein.

Muss der Arbeitgeber jeden Monat eine Abrechnung ausstellen?

Grundsätzlich ist bei der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Pflicht zu einer neuen Abrechnung kann jedoch entfallen, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine Angaben geändert haben.

In der Praxis stellen viele Arbeitgeber trotzdem monatlich eine neue Gehaltsabrechnung bereit, insbesondere wenn Arbeitsstunden, Zuschläge, Beiträge oder andere Werte schwanken.

Darf die Gehaltsabrechnung digital bereitgestellt werden?

Die Abrechnung muss in Textform erteilt werden. Sie kann daher grundsätzlich auch elektronisch bereitgestellt werden, beispielsweise als PDF in einem geschützten Mitarbeiterportal.

Arbeitnehmer sollten digitale Gehaltsabrechnungen regelmäßig herunterladen und sicher speichern. Sie können später unter anderem für Steuererklärungen, Kreditanträge, Mietverträge oder die Prüfung von Rentenansprüchen benötigt werden.

Welche Fehler können auf der Gehaltsabrechnung auftreten?

Typische Fehler sind:

• falsche Steuerklasse

• falsche Krankenkasse

• nicht berücksichtigte Arbeitsstunden

• fehlende Überstunden

• falsch berechnete Zuschläge

• nicht erfasste Prämien

• fehlerhafte Sachbezüge

• falsche Anzahl von Urlaubstagen

• doppelte oder unberechtigte Abzüge

• fehlerhafte Einmalzahlungen

• falsches Eintritts- oder Austrittsdatum

Arbeitnehmer sollten die Abrechnung möglichst direkt nach Erhalt kontrollieren. Unstimmigkeiten sollten zeitnah mit der Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung geklärt werden.

Gehaltsabrechnung richtig prüfen

Bei der Prüfung empfiehlt sich folgende Reihenfolge:

1. Stimmen Name, Anschrift und Personalnummer?

2. Ist der Abrechnungszeitraum korrekt?

3. Stimmen Steuerklasse und Kinderfreibeträge?

4. Ist die richtige Krankenkasse angegeben?

5. Wurde das vereinbarte Grundgehalt berücksichtigt?

6. Sind Arbeitsstunden und Überstunden vollständig?

7. Wurden Zuschläge und Sonderzahlungen korrekt erfasst?

8. Sind Sachbezüge nachvollziehbar?

9. Stimmen Nettogehalt und Auszahlungsbetrag?

10. Entspricht der Zahlungseingang der Abrechnung?

Bei größeren Abweichungen kann ein Vergleich mit der Abrechnung des Vormonats hilfreich sein.

Gehaltsabrechnung im Brutto-Netto-Rechner

Mit einem Brutto-Netto-Rechner können Arbeitnehmer überprüfen, ob das berechnete Nettogehalt grundsätzlich plausibel ist.

Dafür werden unter anderem folgende Angaben benötigt:

• monatliches Bruttogehalt

• Steuerklasse

• Bundesland

• Kirchensteuerpflicht

• Kinderfreibeträge

• Krankenversicherung

• Zusatzbeitrag

• Alter

• gegebenenfalls geldwerte Vorteile

Kleinere Abweichungen zwischen Rechner und Gehaltsabrechnung können entstehen, wenn der Arbeitgeber Einmalzahlungen, Freibeträge, Sachbezüge oder besondere Lohnarten berücksichtigt.